Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Du suchst nicht einfach nur den nächsten “Bürojob”. Du möchtest mitgestalten und mitentscheiden?

Du denkst aktiv mit und löst Dinge, bevor sie zum Problem werden. Du brauchst keine fünf Rückfragen und Erinnerungen, um eine E-Mail zu beantworten. Und Deine Arbeitsabläufe und Prozesse sind klar und strukturiert?

Wir suchen eine kaufmännische Assistenz (m/w/d), die nicht nur verwaltet, sondern das Herz am rechten Fleck hat, aktiv mitdenkt und gestaltet. Jemanden, dem/der man vertrauen kann und der/die die Geschäftsführung entlastet und dafür sorgt, dass auch in deren Abwesenheit nichts untergeht.

Was Dich erwartet

Du bist die erste Instanz für alles, was über den Schreibtisch der Geschäftsführung geht. Konkret heißt das:

Kalender und Terminmanagement: Du hast den Überblick über alle Termine, bereitest sie inhaltlich vor und denkst auch dann einen Schritt weiter, wenn eine Reise oder ein Feiertag alles durcheinander wirft. Du koordinierst u.a. externe Termine und interne Meetings mit allem, was dazugehört: Technik, Themenliste, die richtigen Menschen im Raum.

Reise- und Aufenthaltsplanung: Flug und Hotel sind der Mindeststandard. Du denkst weiter: Transfers müssen stimmen, Aufenthalte sollen komfortabel sein, Zeitpläne müssen realistisch sein. Wenn unsere Geschäftsführerin ankommt, ist bereits alles vorbereitet. Belege werden dokumentiert und geordnet weitergegeben.

Veranstaltungs- und Projektmanagement: Regelmäßig stattfindende Online- und Live-Veranstaltungen müssen sitzen. Du planst, koordinierst und unterstützt bei der Durchführung. Nicht nur auf dem Papier, sondern auch dann, wenn am Veranstaltungstag etwas mal nicht nach Plan läuft. Du die Person, die Lösungen findet, bevor andere das Problem als solches erkennen. Bei größeren Events arbeitest du mit externen Eventplanern zusammen und sorgst dafür, dass alle Fäden bei dir zusammenlaufen. Bei neuen Projekten bringst Du das Prozessverständnis mit, um das jeweilige Projekt sauber von Anfang bis Ende zu begleiten.

E-Mail und Kommunikation: Du übernimmst den Großteil der E-Mail-Korrespondenz eigenständig. Du sortierst, delegierst, antwortest, priorisierst. Spam fliegt raus, Wichtiges landet beim richtigen Menschen oder direkt bei Dir auf dem Tisch. Nur was wirklich die Geschäftsführung braucht, landet dort in aufbereiteter Form.

Zuarbeiten und Dokumente: Meetings zusammenfassen, Berichte erstellen, Verträge überarbeiten, Präsentationen bauen. Du kommunizierst mit Steuerberatern, dem Finanzamt, Notaren. Du vertrittst unsere Geschäftsführerin intern wenn nötig, und das mit klarer Haltung.

Das tägliche Drumherum: Restaurantreservierungen, Bestellungen, Behördengänge. Was im Alltag anfällt, wird von Dir übernommen.

Was Du bekommst

👉 Einstiegsgehalt: 3.000 Euro brutto, mit leistungsgerechtem Entwicklungspotenzial
👉 Unbefristete Vollzeitstelle an einem modernen Arbeitsplatz in Zwickau
👉 Vollumfängliche Einarbeitung, du wirst nicht ins kalte Wasser geworfen
👉 Weiterbildungsbudget von 1.000 Euro im Jahr und jährliche Gewinnbeteiligung
👉 Zugang zu (inter-)nationalen Events, Messen und Kongressen der Branche
👉 Direkter Kontakt zu Top-Speakern und Entscheidern
👉 Fairer Lunch-Zuschuss, frisches Obst, Kaffee, die üblichen Dinge
👉 27 + 2 Tage Urlaub
👉 Ein Team, das anzieht statt drückt

Bist Du die treibende Kraft, die wir suchen?

Dann bewirb Dich bei uns! Wir freuen uns, Dich bald in unserem Team willkommen zu heißen!

Über uns

Wir bei der Jens Rabe Academy unterstützen Menschen dabei, sich ein regelmäßiges Einkommen an der Börse aufzubauen. Wir sind seit über 20 Jahren am Markt, zählen zu den Marktführern unserer Branche und sind mit Standorten in Zwickau und Dubai aufgestellt. Wer bei uns anfängt, soll langfristig mit uns wachsen. 

Mehr zu uns unter www.jensrabe.de

Was wir uns von dir wünschen

Du bist loyal, diskret und zuverlässig. Das ist keine Floskel, das ist die Grundlage.

Darüber hinaus:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, z.B. als Assistenz der Geschäftsführung

• Du kannst priorisieren und triffst eigenständig Entscheidungen im Rahmen deiner Kompetenzen

• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit digitalen Tools und KI-Anwendungen

• Du bist auf Instagram, Facebook und YouTube zuhause

• Gepflegtes Auftreten, du repräsentierst die Firma nach außen

• Du agierst da, wo Du gebraucht wirst. Neben routinierten Aufgaben erwarten Dich flexible Projekte.

• Kein Nebenjob. Wir brauchen Dich ganz.