Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du suchst nicht einfach nur den nächsten “Bürojob”. Du willst mittendrin sein, mitgestalten und mitentscheiden.

Du denkst schneller als andere reden. Du löst Dinge, bevor sie zum Problem werden. Du brauchst keine fünf Rückfragen, um eine E-Mail zu beantworten. Und wenn etwas liegen bleibt, nervt dich das selbst am meisten.

Wir suchen eine Persönliche Assistenz für unsere Geschäftsführerin Anh, die nicht nur verwaltet, sondern aktiv mitdenkt und gestaltet. Jemanden, dem man vertrauen kann. Der die Geschäftsführung entlastet und dafür sorgt, dass der Laden läuft, auch wenn Anh gerade nicht vor Ort ist.

Was Dich erwartet

Du bist die erste Instanz für alles, was über den Schreibtisch der Geschäftsführung geht. Konkret heißt das:

Event- und Projektmanagement: Online- und Live-Events werden regelmäßig veranstaltet, und die müssen sitzen. Du planst, koordinierst und unterstützt bei der Durchführung. Nicht nur auf dem Papier, sondern auch dann, wenn am Veranstaltungstag etwas nicht nach Plan läuft. Dann bist du die Person, die Lösungen findet, bevor andere das Problem als solches erkennen. Bei größeren Events arbeitest du mit externen Eventplanern zusammen und sorgst dafür, dass alle Fäden bei dir zusammenlaufen. Bei Launches von neuen Produkten oder Projekten bringst Du das Prozessverständnis mit, um das jeweilige Projekt sauber von Anfang bis Ende zu begleiten.

Kalender und Terminmanagement: Du hast den Überblick über alle Termine, bereitest sie inhaltlich vor und denkst auch dann einen Schritt weiter, wenn eine Reise oder ein Feiertag alles durcheinanderwirft. Du koordinierst u.a. externe Termine und interne Meetings mit allem, was dazugehört: Technik, Themenliste, die richtigen Menschen im Raum.

Reise- und Aufenthaltsplanung: Flug und Hotel sind der Mindeststandard. Du denkst weiter: Transfers müssen stimmen, Aufenthalte sollen komfortabel sein, Zeitpläne müssen realistisch sein. Wenn Anh irgendwo ankommt, ist alles vorbereitet. Belege werden dokumentiert und geordnet weitergegeben.

E-Mail und Kommunikation: Du übernimmst den Großteil der E-Mail-Korrespondenz eigenständig. Du sortierst, delegierst, antwortest, priorisierst. Spam fliegt raus, Wichtiges landet beim richtigen Menschen oder direkt bei dir auf dem Tisch. Nur was wirklich die Geschäftsführung braucht, landet dort auch.

Zuarbeiten und Dokumente: Meetings zusammenfassen, Berichte erstellen, Verträge überarbeiten, Präsentationen bauen. Du kommunizierst mit Steuerberatern, dem Finanzamt, Notaren. Du vertrittst Anh intern wenn nötig, und das mit klarer Haltung.

Das tägliche Drumherum: Restaurantreservierungen, Bestellungen, Behördengänge. Was anfällt, erledigst du. Ohne großes Aufheben.

Was Du bekommst

👉 Einstiegsgehalt: 3.000 Euro brutto, mit leistungsgerechtem Entwicklungspotenzial
👉 Unbefristete Vollzeitstelle an einem modernen Arbeitsplatz in Zwickau
👉 Vollumfängliche Einarbeitung, du wirst nicht ins kalte Wasser geworfen
👉 Weiterbildungsbudget von 1.000 Euro im Jahr und jährliche Gewinnbeteiligung
👉 Zugang zu (inter-)nationalen Events, Messen und Kongressen der Branche
👉 Direkter Kontakt zu Top-Speakern und Entscheidern
👉 Fairer Lunch-Zuschuss, frisches Obst, Kaffee, die üblichen Dinge
👉 27 + 2 Tage Urlaub
👉 Ein Team, das anzieht statt drückt

Bist du die treibende Kraft, die wir suchen?

Dann bewirb dich noch heute und wir freuen uns, dich bald in unserem Team willkommen zu heißen!

Über uns

Wir bei der Jens Rabe Academy unterstützen Menschen dabei, sich ein regelmäßiges Einkommen an der Börse aufzubauen. Wir sind seit über 20 Jahren am Markt, zählen zu den Marktführern unserer Branche und sind mit Standorten in Zwickau und Dubai aufgestellt. Wer bei uns anfängt, soll langfristig mit uns wachsen. 

Mehr zu uns unter www.jensrabe.de

Was wir uns von dir wünschen

Du bist loyal, diskret und zuverlässig. Das ist keine Floskel, das ist die Grundlage.

Darüber hinaus:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung

• Du kannst priorisieren und triffst eigenständig Entscheidungen im Rahmen deiner Kompetenzen

• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit digitalen Tools und KI-Anwendungen

• Du bist auf Instagram, Facebook und YouTube zuhause

• Gepflegtes Auftreten, du repräsentierst die Firma nach außen

• Du agierst da, wo du gebraucht wirst. Flexibilität ist hier kein Buzzword, sondern gelebter Alltag

• Kein Nebenjob. Wir brauchen dich ganz.